Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Журнал: Управление персоналом: просто, практично, полезно
Год: 2012
Рубрика: Идеальный кандидат: Требования к должности
В каждой компании есть руководители, и большинству из них необходим персональный помощник. Ведь от его четких, своевременных действий зачастую зависит работа начальника. Поэтому так важно подобрать на эту должность человека, не только знающего дело, но и способного, что называется, почувствовать своего руководителя. Не менее значима и правильная организация труда самого ассистента.
Поиск

Как показывает практика, на данную вакансию лучше всего вести поиск несколькими путями одновременно. Несмотря на кажущуюся простоту рекрутинга (нет прямой зависимости опыта и квалификации от сферы бизнеса, как, например, у сотрудника отдела продаж), процесс часто затягивается, потому что здесь особую роль играет личностная «стыковка» руководителя и помощника. Зачастую этот фактор значительно более важен, чем при подборе работников на другие должности. Кроме того, из-за представительских функций ассистента немаловажную роль играет его располагающая внешность, доброжелательность, манера общения и соответствие стилю компании.

Таким образом, стоит задействовать как можно больше способов поиска:

1. Интернет - довольно эффективен. Опыт показывает, что офисные работники, к которым, совершенно очевидно, относятся и данные сотрудники, чаще пользуются этим ресурсом, чем «полевые» (торговые представители, менеджеры по продажам).

Функции персонального ассистента обычно следующие:

составление графика работы начальника; организация оптимальных коммуникаций руководи теля с внешним миром и внутри офиса; организации его деловых поездок; координация работы других секретарей (не всегда); административная работа в офисе; представительские функции, взаимодействие с VIР-гостями и партнерами компании; организация различных мероприятий, в частности для гостей и партнеров фирмы; делопроизводство (не всегда, но часто) и многое другое.

2. Агентства - в большинстве случаев имеют хорошую базу данных по этому типу вакансий, т. к. претендентов на эти должности ищут часто. Так что если позволяет бюджет, то это довольно перспективный вариант.

3. Пресса. Если речь идет о специалисте со знанием английского языка, то хорошо использовать англоязычные издания (типа Moscow Times), потому что многие из свободно владеющих иностранным языком регулярно читают зарубежную периодику, поддерживая свой уровень знаний. В ином случае подойдут специальные журналы и газеты по поиску работы (в зависимости от уровня зарплаты и требований).

4. Специализированная пресса - малоэффективна, но можно использовать издания для секретарей.

6. Собственная база - если в компании таких должностей много и поиск уже велся раньше, то «почему бы и нет?».

Оценка

На основании опыта оценки кандидатов на позицию персонального ассистента в российские и западные компании автор составила перечень необходимых качеств этого сотрудника и инструментов их оценки. Они объединены в две таблицы, включающие общие и специальные компетенции. Их использование поможет менеджерам по персоналу максимально точно оценить кандидата на вакансию и подобрать такого помощника, который лучше всего подойдет конкретному руководителю.

Адаптация

Как упоминалось выше, работа персонального ассистента включает выполнение представительских функций, постоянное общение с VIP-партнерами и сотрудниками внешних организаций, а также много моментов, связанных с деловым этикетом и культурой компании. Поэтому адаптации стоит уделить особое внимание, сделав акцент в этот период на традициях, принятом стиле общения и этикете.

В связи с тем, что персональный ассистент - это человек, который очень тесно взаимодействует с руководителем, важно, чтобы начальник подробно рассказал о своих ожиданиях. Но ему самому это не всегда бывает удобно сделать, кроме того, иногда со стороны лучше заметны особенности его управления. Поэтому, если в организации есть отдел персонала, HR-специалист должен побеседовать с новичком и объяснить ему специфику менеджмента и стиля работы руководителя.

Мотивация

Такой сотрудник по определению должен быть очень сильно ориентирован на мнение руководителя и его субъективную оценку. Без этого успеха в такой должности не достичь, ведь работа во многом связана с взаимодействием и помощью, направленными на одного человека, которого очень важно избавить от лишних стрессов и «бытовых» забот (решения вопросов с переездами и приемом важных партнеров и гостей, назначения встреч и т. д.). При этом очень часто из-за перегрузок (в первую очередь моральных) первых лиц компании ассистент может получать значительную долю негативных реакций и эмоций шефа (не столько грубость или некорректность, сколько просто недовольное выражение лица, угрюмость и т. д.).

В связи с тем, что работа не предполагает четко измеримых и коммерчески значимых результатов, премирование как объективная и прогнозируемая составляющая системы поощрения не может использоваться. Общественное признание тоже трудно достижимо: ассистент взаимодействует, в основном, только с начальником, поэтому нет возможности побеждать в каких-либо конкурсах и быть лучшим среди многих. Получается, что мотивировать персонального помощника достаточно сложно.

В большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают нешней референцией, т. е. при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. А вот сами начальники в такой внешней оценке и похвале обычно нуждаются мало. Происходит классический вариант проекции: руководитель, что называется, «меряет» по себе, считая, что похвала, внешнее поощрение – детские игрушки. Но на самом деле для других людей это очень важно.

ПРИМЕР

Помощник руководителя явно чем-то расстроена. На мои расспросы отвечает: «Я не понимаю толком, доволен ли начальник моей работой, он мне ничего по этому поводу не говорит». Я спрашиваю об этом руководителя, и выясняется, что он полностью удовлетворен тем, как ассистент выполняет свои обязанности, и вообще отзывается о ней в весьма позитивных тонах. Тогда я советую ему давать почаще обратную связь сотруднице, хвалить ее. На что он мне и говорит: «Так она же сама видит, что все хорошо».

Основные инструменты мотивации и персонального ассистента:

похвала и признание; внимание со стороны руководителя; премии по результатам работы; улучшение условий труда (компьютер, хорошо оборудованное рабочее место); индивидуальные поощрения (путевка в дом отдыха на пару дней за счет компании, билеты на новый спектакль); стабильность и знание правил «игры», психологический комфорт, в частности, уверенность в том, что можно рассчитывать на корректность и вежливость в общении со стороны руководителя (очень важный фактор мотивации).

Показатели результативности

Чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями (они перечислены в начале статьи). Все остальное - существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой ассистента, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным.

Развитие, обучение, перспективы карьерного роста

На данную позицию стоит брать людей, которые не особенно ориентированы на карьерный рост: в большинстве случаев эта должность повышения не предполагает. Однако вполне возможен профессиональный рост. Для этого ассистентам рекомендуется проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. Помимо этого, важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), а также менеджмента, если есть подчиненные (секретари, водители, курьеры).

Типичные ошибки

Зачастую работа ассистента организовывается неэффективно, что приводит к демотивации человека, смещению целей и, как следствие, низкой результативности труда. В большинстве компаний допускают наиболее частые ошибки, которые можно объединить в категории:

неправильная мотивация; слишком сильная зависимость от настроения руководителя, иногда - в худшем варианте - ассистенту приходится даже терпеть хамство или грубость. Начальнику стоит помнить, что корректность и стабильность реакции по отношению к персоналу, стоящему значительно ниже на иерархической лестнице, только украшает настоящего лидера; помощник руководителя становится этаким «серым кардиналом» - слишком много себе позволяет, наушничает, формирует отношение начальника к тем или иным сотрудникам, соответственно, ставит их в зависимое положение; а также решает вопрос «допуска к телу» по своему усмотрению (классическая «шоколадка секретарше»). Чтобы избежать подобной ситуации, нужно очень четко определить зоны полномочий и ответственности ассистента.

О пыт работы в административных должностях у меня более 14 лет. За период своего профессионального становления я освоила основные административные позиции: секретарь-референт, секретарь-переводчик, персональный ассистент, личный помощник, начальник административно-хозяйственного отдела, начальник службы административной поддержки (с курированием первой приемной, группы документооборота и автопарка). В небольших организациях, как правило, это традиционный «набор» ­функций службы ­организационного развития или административной ­поддержки.

Несмотря на столь обширный спектр административных должностей, 90% своей основной занятости я, по сути, провела на должности PA (PA - personal assistant, персональный ассистент). Более того, хочу отметить, что как раз таки «почва PA» взрастила во мне способности к прочим ­аффилированным административным позициям.

Поэтому свои советы о том, как стать успешной в этой профессии, буду давать со знанием дела.

Зачем все это?

Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.

Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших - вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.

Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы - это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет ­завоевать ­лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.

Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?

Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).

И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию ­некоторые из них.

Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности - порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши ­должностные обязанности.

Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:

1. Тайм-менеджмент.

1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?

1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и ­оповещать участников?

1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?

1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?

1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.

1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.

2. Рабочие моменты.

2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?

Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с ­финансовым директором и т.д.

2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.

Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.

Бывают посетители «поглотители времени» - это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении ­господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.

2.4. Выясните, каким видам транспорта в командировках руководитель отдает предпочтение. На моей практике был шеф, который не летал самолетами в принципе; в этой связи всю логистику передвижений ­приходилось выстраивать, используя любые другие доступные средства.

Уточните предпочитаемый уровень классности средств передвижения: поезд - СВ (выкупается ли купе целиком, мужское ли, женское ли или вагон бизнес-сидячий и т.д.); самолет - бизнес или эконом (возможны варианты: при перелетах за границу в целях экономии вполне можно ограничиться эконом-классом, поскольку уровень самолетов и сервиса на борту достаточно высокий; а по стране имеет смысл брать исключительно бизнес-класс); автомобиль (машины представительского класса, минивэны, необходимость эскорта и т.д.)

2.5. Обсудите с вашим руководителем, какие посетители и телефонные звонки от каких людей могут носить исключительный характер и ­требуют его незамедлительного оповещения.

В моей практике был начальник, который, несмотря на важность любого мероприятия или совещания, всегда брал трубку и прерывал встречу, если звонила дочь. Об этих нюансах вы непременно должны знать, чтобы не попасть в щекотливую ситуацию. К таким «внеочередным персонам» могут относиться жены, дети, охранники, дамы сердца, стратегические партнеры и т.д.

2.6. Желательно выяснить продолжительность вашего рабочего дня.

Я имею в виду не его формальное определение в Правилах внутреннего трудового распорядка или вашем трудовом договоре, а реальную необходимость задерживаться и приходить раньше. В идеале, вы должны «приучить» руководителя к тому, что в 18.00 вы можете задать ему вопрос: «Господин N., моя помощь Вам еще понадобится сегодня?» Тем самым вы выработаете у руководителя понимание, что вы - человек, у которого в 18.00 заканчивается оплачиваемый рабочий день, но, в исключительном случае для любимого босса, вы готовы ассистировать ему столько, сколько нужно. Если умышленно не разделять время работы и время отдыха, поверьте, вы будете «просиживать» на работе до заката без особой ­необходимости. Данная истина проверена личным многолетним опытом.

В вашем трудовом договоре может быть указан ненормированный рабочий день, за который, кстати, по Трудовому кодексу РФ вам ежегодно полагаются дополнительные оплачиваемые дни отпуска (не менее 3-х) к обычным 28 дням (ст. 119). При этом обратите внимание, как ст. 101 определяет понятие ненормированного рабочего дня - это «особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами ­установленной для них продолжительности рабочего времени».

3. Личная жизнь руководителя.

Вопросы данного блока разумнее всего задавать не в первый день работы, а по мере проявления доверия руководителя к вашей персоне. Некоторые ответы вы обнаружите самостоятельно, на некоторые ­необходимо будет все же получить четкие ответы из уст босса.

3.1. Для организации туристических поездок вашего руководителя и членов его семьи вам обязательно понадобятся копии паспортов, свидетельства о рождении детей, фотографии, справки о размере заработной платы, возможно, для посещения экзотических стран - справки о состоянии здоровья.

Моя практика показала, что планирование отпусков для первых лиц и членов их семей чаще всего носит авральный характер - то есть времени на подготовку, бронирование апартаментов, получение виз и т.д. всегда в обрез. В этой связи настоятельно рекомендую обзавестись вышеуказанными документами по возможности заранее, чтобы на случай физического отсутствия отъезжающего в критический момент не лишиться поездки (например, руководитель в командировке, его супруга на массаже, а вам в течение 20 минут нужно выкупить последние 2 билета на Галапагосские острова). Поверьте, в случае провала операции «Отпуск» вряд ли кто-нибудь будет ­интересоваться причиной отсутствия у вас оперативных документов…

Поэтому возьмите инициативу в свои руки и по возможности заранее продумайте необходимые пакеты документов. Я, например, всегда имею наготове пачку заявлений во всевозможные консульства и посольства, заверенные руководителем, и комплект разнокалиберных фотографий на разных фонах, различного формата.

Все те же самые документы, естественно, необходимо иметь «про запас» и на всех членов Его Императорской Семьи.

3.2. Вам необходимо осведомиться у Руководителя о необходимости оплаты его рабочего / личного / жены / детей / папы / мамы мобильных телефонов.

Иногда бесконтрольность данного, на первый взгляд, элементарного вопроса может привести к стихийному бедствию. На моей практике, увы, был такой случай: бухгалтерия не оплатила, я не проконтролировала, итог - шеф на необитаемом острове без телефона и интернета, зато с огромным словарным запасом, который он с удовольствием продемонстрировал мне через 2 дня после подключения… Держите руку на пульсе. Особенно, если руководитель собирается долго находиться в зоне роуминга.

Я бы рекомендовала подготовить соответствующую доверенность, позволяющую вам проверять балансы руководителя и всех членов его семьи, и отправить данный документ операторам телефонной связи, чтобы ежедневно или еженедельно контролировать телефонные траты.

3.3. Как правило, первые лица и члены их семей используют в своем финансовом арсенале несметное количество пластиковых карт оплаты. По некоторым руководитель оплачивает покупки в Интернете, другие использует для оплаты представительских расходов, третьи - активирует только при заграничных поездках и т.д. В этой связи вам необходимо четкое понимание - какие карты в каких целях используются; в какой валюте; сроки действия карт; возможность их использования и точки представленности за границей. При необходимости можно задать вопрос о возможности пополнения вами карточки и возможности снятия наличных денег (поверьте, на практике бывают и такие случаи). В этой связи опять же потребуется доверенность на совершение определенных банковских операций.

Для удобства использования рекомендую создать сводный файл, в котором классифицировать карточки по видам (Visa, Master и т.д.), срокам действия, валютам покрытия (евро, доллары, рубли), принадлежности (личная карта руководителя, карта жены, детей и т.д.). Полагаю, такая система ­позволит оперативно ориентироваться в вопросах безналичных оплат шефа.

3.4 Для обобщения и систематизации огромного количества информации о руководителе, его визах, загранпаспортах, сроках страховок автомобиля, дома, дачи и т.д., предложите ему совместно с вами составить простую табличку, так называемый чек-лист, благодаря ежедневному просмотру которого, вы сможете избежать просроченных виз, неоплаченных страховок, забытых регулярных оплат и т.д. Более того, подобное предложение должно вызвать у руководителя позитивное отношение к вашей профессиональной смекалке и системному подходу к профессии.

3.5. В самом начале своей карьеры у руководителя N обязательно уточните у него дни рождения, памятные даты, даты дней создания организаций и т.д., которые вы должны держать на контроле. В данном случае вы - не просто «напоминалка» в телефоне, а настоящая творческая личность. По моему опыту, необходимо минимум за 3 недели напомнить руководителю о предстоящем событии и самостоятельно предложить минимум 3-4 варианта подарка. В решении этой задачи основным критерием успешной реализации является ваша фантазия и финансовые возможности работодателя.

3.6. Нелишним будет узнать у руководителя о его личных пристрастиях и хобби. Возможно, ему будет приятно, если вы будете владеть информацией о последних театральных новинках, предусмотрительно зарезервируете 2 билета в Teatro alla Scala или будете держать его в курсе последних разработок Honda. Как говорил один мой руководитель-эстет: «Я могу простить подчиненным любые рабочие ошибки и опусы, но никогда не прощу профессиональной безынициативности и общей неосведомленности в рамках рабочей области!». В общем, будьте инициативны и осведомлены! Ваш руководитель - это ваша рабочая область.

Естественно, что каждый из этих блоков можно дополнять, увеличивать или уменьшать количество вопросов, исходя из специфики конкретной позиции. Я еще раз повторюсь, что данные тезисы - вовсе не постулаты и применяются в зависимости от рабочего места и требований руководителя. Но в любом случае, если вы проговорите на первой своей рабочей встрече хотя бы часть данных моментов, поверьте - ваш руководитель будет приятно удивлен вашим целостным пониманием профессии персонального ассистента и внимательным отношением к его скромной персоне. Для вас же данные ответы будут способствовать ­исключительному исполнению ваших служебных заданий.

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох - и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы - только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти ­функции ­вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать ­несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы - наемный работник. И ваш работодатель - это непосредственный руководитель; чаще всего - генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже - руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой - вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из ­приоритетности ­задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей - это нормальный рабочий режим, в котором вы ­расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители - это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам - это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура - ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 - ­использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, ­посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе - не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

• «К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
• «Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом - это приоритетная задача для нашей компании».
• «Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я - персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Попытки перекладывания на ваши плечи чужих забот необходимо пресекать, чтобы они не отнимали ваше время и силы от выполнения непосредственных обязанностей. Подобные люди воруют время не только у вас, но и вредят успешности компании в целом.

Если самостоятельно справиться с зубастыми вампирами не представляется возможным, обратитесь за помощью к Светлому Рыцарю - вашему руководителю, которому в красках объясните, что 80% вашего времени (и вашей зарплаты, соответственно) работодатель тратит на данных ­сотрудников.

Все умею и мне скучно!

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами - дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно...

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами - что ­делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря , томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь - их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель - экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности ­референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) - мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность - это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты - молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою ­профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе - это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение - хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала ­использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.

I. Общие положения .

Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность личного помощника руководства, именуемое в дальнейшем «Общество».

II. Права

Личный помощник имеет право:

1. Представлять Общество в отношениях с другими организациями, представлять интересы Общества в сторонних организациях при организации встреч и телефонных соединениях руководства.

2. Запрашивать и получать необходимые материалы, документы, информацию от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства Общества и непосредственного руководителя.

3. В пределах своих должностных обязанностей подписывать и визировать документы, а именно: сопроводительные письма для исходящих факсов, заявок; заявки на разовые пропуска для прохода в административное здание.

4. Самостоятельно вести переписку / переговоры с внешними организациями по вопросам, связанным с разрешением текущих вопросов, не требующих решения вышестоящего руководства и согласия других сотрудников, а именно уточняющего характера - для разрешения текущих вопросов, связанных с рабочим графиком руководства или выполнением распоряжений, не накладывающие никаких обязательств.

IV. Ответственность

Личный помощник руководства несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общество Работник

________________/____________/

Руководитель Департамента по работе с персоналом

___________________/_________/

Руководитель аппарата руководства

___________________/_________/

Информация с сайта Деловой сети RB.RU

) - это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя - это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд суперсложной.

Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию.

ДЕФИЦИТ КВАЛИФИЦИРОВАННЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ НА КАДРОВОМ РЫНКЕ

Персональный ассистент - это отдельный подвид в иерархии административных специальностей.

Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований - документооборот и организационная работа. Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

При личной встрече с работодателем и предметном обсуждении таких вакансий появляются «заметки на полях» - длинный список требований, не опубликованных в вакансии, которые и определяют стратегию поиска кандидата на вакансию РА. Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов. Привычные требования: высота (тембр) голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр.

Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный. При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными.

Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно.

А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа - всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) - необходим руководителю или собственнику крупных компаний (как российских, так и международных). Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, часто выполняет часть работы за руководителя (результат труда босс присваивает себе), имеет специальные знания/образование в сфере бизнеса и деятельности руководителя, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь - необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам. Функционал несложный: документооборот, встреча гостей, чай/кофе, жизнеобеспечение офиса, телефонные переговоры, обработка корреспонденции, выполнение простых поручений руководящего состава.

Требования: возраст - около 23-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости - знание иностранного языка. Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу.

Секретарь-помощник - необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст - около 25-32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу.

Офис-менеджер - необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Требования: высшее образование, возраст - 25-35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность.

Секретарь на ресепшен - необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

Требования: хорошие внешние данные, возраст - 22-27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС. Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря - это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента - это управление производительностью руководителя.

Есть ряд отличительных факторов, которые помогут вам разобраться в классификации этих позиций:

Наш совет

На собеседовании всегда уточняйте круг выполняемых обязанностей, наличие и объем личных поручений, график и уровень зарплаты, т.к. некоторые работодатели не видят никакой разницы между позициями «секретарь» и «персональный ассистент».

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• работа с документами - это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого - переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки - от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя :

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания - от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети - контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха - от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров - от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

А вот как скромно выглядит привычная вакансия, которая подразумевает все перечисленные функции:

Обязанности:

• административное и организационное сопровождение деятельности руководителя;
• непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;
• ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный;
• организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя;
• ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
• выполнение личных поручений руководителя;
• командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок)

На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок.

А руководитель будет ждать от вас оперативного и профессионального их решения.

Поэтому готовность работать в ненормируемом режиме, с нескончаемым потоком информации и с массой поручений, оставаясь «тенью» босса, проявляя к нему

максимальную преданность и лояльность, - это совокупность качеств особого типа людей. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:

1) поручения, касающиеся бизнеса;

2) личные поручения босса;

3) различные текущие дела;

4) перспективные планы.

Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛЬНОМУ АССИСТЕНТУ

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Требования:

• высшее образование (выпускникам очного отделения с красным дипломом из пятерки ведущих вузов всегда отдается предпочтение);
• опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет (всегда желателен опыт работы с первыми лицами);
• свободное знание требуемого языка (часто требуют уровень носителя);
• готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
• возраст (в вакансиях не указывается, но является наиболее важным требованием);
• личностные качества (у каждого работодателя свои пожелания, основные: исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь)

Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA - выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень - самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами. Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений.

Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми - неясно. Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи - преимущество. Дети должны быть старше трех лет.

Возраст. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного. Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста.

Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. В этом смысле длинноногая красавица заметно проигрывает солидной деловой женщине, имеющей опыт работы в сложных и ответственных ситуациях, умеющей профессионально «держать удар».

«Чувствовать» шефа. Пожалуй, самый важный фактор. Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем. Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами.

«А НЕ ПРОВЕСТИ ЛИ НАМ ОПРОС?»

Главные требования к персональному ассистенту - лояльность и преданность. В первую очередь - к руководителю, затем к компании в целом.

Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама.

Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос. В нем приняли участие 100 крупных компаний, где интервьюируемыми были 70 % собственников и 30 % наемных генеральных директоров. Мы попросили ответить на вопросы: «Какими качествами должен обладать персональный ассистент? Каким должен быть эффективный помощник для вас?» Эти же вопросы задали персональным ассистентам, чтобы учесть мнения обеих сторон.

Вот что мы получили:

Абсолютная преданность - 22 % . Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность - 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект - 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию - 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия - соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты - 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов - это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность - 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения.

Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм - 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива - 2 %. Инициативность - это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника - это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна - скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Анализируем результаты опроса обеих сторон.

Портрет ассистента по мнению руководителей - преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Портрет ассистента по мнению ассистентов - инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей.

Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей. В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов (и уже работающих ассистентов), что в действительности хочет руководитель от своего помощника.

Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно. На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией - умение держать язык за зубами.

Личные качества ассистента:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;
• эрудированность, знание различных областей;
• высокая работоспособность;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
• знание этикета

КАК ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ В КАДРОВЫХ АГЕНТСТВАХ?

При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Практически все крупные и средние компании, известные на рынке, стараются не афишировать поиск ассистента, тем более если помощник требуется собственнику холдинга. Если причина возникновения вакансии - замена действующего сотрудника,

тогда позиция становится вообще строго конфиденциальной, и узнать о ее существовании невозможно. В таких случаях агентство само свяжется с вами, если в его базе находится ваше резюме.

Взаимодействие с кадровым агентством по вакансии имеет ряд преимуществ:

• вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
• бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
• помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
• дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Начиная контакты с кадровым агентством, помните, что с первой минуты взаимодействия вас уже оценивают и вы уже вовсю проходите «негласное» тестирование. Общаясь с вами по электронной почте, консультант агентства делает первые выводы по переписке и стилю изложения информации. Это касается и телефонного общения - имеют значение тембр голоса, дикция, дружелюбность, бизнесовость, быстрота реакции. Перед первой встречей вы проходите тест на пунктуальность и собранность.

Необходимо быть готовым к конкурсу и помнить о том, что именно на данные вакансии отсматривается колоссальное количество кандидатов, удовлетворяющих формальным требованиям: профессиональный опыт, образование, возраст, семейный статус, внешность, работоспособность, стрессоустойчивость, знание иностранных языков и т.д.

Затем кандидат тестируется с помощью различных методик (тесты , опросники, графология , физиогномика , язык жестов). Это делается для того, чтобы определить личные качества и тип темперамента кандидата, выявить качества, абсолютно несовместимые с этой работой и с данным руководителем, понять, смогут ли они найти общий язык.

В результате из сотен соискателей нам удается отобрать единицы, но, несмотря на длительность и пристрастие отбора в агентстве, вам предстоит ряд таких же пристрастных встреч с работодателем.

Как правило, передавая в работу вакансию персонального ассистента, работодатель снимает с себя всю сложную и кропотливую работу отсева кандидатов по профессиональным компетенциям, а оставляет для себя важную, заключительную функцию - отбор по их психоэмоциональной совместимости с руководителем.

Даже если у вас уже есть большой опыт поиска работы, помните, что к каждому новому собеседованию необходимо заранее готовиться:

• нужно изучить всю доступную информацию о компании и руководителе, прочитать интервью, выступления, статьи будущего босса и сделать для себя выводы;
• подготовить краткий рассказ о себе (также должен быть готов рассказ о семье и о деятельности/занятиях родителей - это показатель жизненных ценностей человека);
• успех зависит от навыков самопрезентации.

Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали - подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

• необходимо коротко сформулировать причины ухода с предыдущего места работы. Также потребуются объяснения, почему вы хотите стать ассистентом именно этого руководителя;
• обязательно проведут интервью по компетенциям, т.е. вас будут просить описать реальные случаи из вашей практики, в которых вы проявляли свои качества и чудеса сообразительности. Нужно заранее вспомнить все сложные ситуации, припомнить несколько хороших примеров. Подготовьте честные примеры с неудачами. О них тоже могут спросить, и здесь важно показать, что промах вы исправили сами;
• абсолютная вероятность, что с вами проведут ситуационное интервью (по кейсам). Вам будет предложена и описана ситуация, подобная тем, что могут возникнуть на практике, соответственно, необходимо будет найти правильный выход и решение. Вот примеры кейсов:

Задание 1. Ваш босс едет в аэропорт, время ограничено, и вдруг он обнаруживает, что потерял мобильный телефон. До этого был целый ряд встреч, и он не знает точно, где его оставил, не исключена и кража. Босс звонит вам из машины, с телефона своего водителя, и сообщает, что ждет важные звонки в течение ближайших 30 минут, а телефона нет. Ваши действия?

Задание 2 . Необходимо арендовать Porsche для поездок по Италии. Как можно сэкономить?

Задание 3. По заданию шефа вы едете на своем автомобиле на срочную встречу с важным партнером и в спешке нарушаете правила движения. Вас останавливает ДПС, забирает права и вызывает ГИБДД. До встречи остается минимум времени. Ваши действия?

Цель: проверка на скорость реакции (насколько быстро личный помощник способен переключаться на следующий шаг), методы решения задачи (самостоятельно, просьба о помощи на личном уровне, подключение других людей и пр.).

В момент решения этой проблемы проявляется модель поведения в сложной ситуации - определяется приоритетность действий (либо решение своей проблемы, либо вовремя попасть на встречу), степень конфликтности (потребую, буду скандалить, доказывать), склонность к переадресации ответственности (позвоню боссу/партнеру и объясню ситуацию, скажу, что ничего не могу поделать), креативность, нестандартность предлагаемых решений, количество альтернативных вариантов решения (версионность мышления), наличие необходимых навыков и опыта по решению подобных ситуаций.

Задание 4. Вы едете по заданию босса к незнакомому вам партнеру, чтобы вручить ему подарок (который босс сам привез в офис в большой, красивой коробке). У вас есть адрес компании, телефон партнера, для которого подарок предназначен, обозначенное время вручения коробки и утверждение босса, что партнер на месте и ждет.

Приехав, вы узнаете, что партнер только что уехал на срочную встречу и неизвестно когда вернется.

У вас мало времени, и ждать вы не можете. На выбор предлагаются следующие варианты действий:

• уехать вместе с подарком на следующее задание;
• позвонить боссу и получить инструкции, что делать дальше;
• отдать подарок секретарю с просьбой передать его партнеру сразу, по его возвращении;
• предложить свои варианты решения.

Цель: определение максимально желаемой модели поведения в рамках предлагаемой вакансии. Выявляются качества, которые абсолютно неприемлемы для будущего босса.

Провокация 1. По окончании собеседования кандидату задают вопрос: «Оцените меня как интервьюера по шкале от 1 до 10».

Цель: такое предложение чаще всего вызывает замешательство. Ведь одно дело - оценить консультацию сервис-оператора какой-нибудь компании по телефону и совсем другое - посмотреть человеку в глаза и сказать ему, что он не очень справился. Так, личный помощник проверяется на смелость и лояльность.

Провокация 2. Сколько будет 17 % от 258 450? Время ответа - 3 секунды.

Цель: проверка стрессоустойчивости, эрудиции, смекалки, наблюдение за действиями личного помощника. В условиях стресса, собеседования и ограниченности времени личные помощники теряются («Почему я должен считать? Я ведь не бухгалтер!»), сразу сдаются («Я не смогу так быстро посчитать»).

• нужно продумать форму одежды, т.к. помощник должен обладать безупречным чувством стиля. Необходимо выглядеть ухоженным, аккуратным, ведь ассистент - это лицо компании, связующее звено между руководителем и деловыми партнерами, клиентами и сотрудниками.

Успех в карьере лишь на 30 % зависит от профессиональных навыков. Решающие 70 % - это умение общаться с людьми, доброжелательно и конструктивно.

Внутреннее решение о приеме сотрудника принимается в первые 40 секунд общения (правило сорока секунд). Это и есть то самое первое впечатление, о котором все предупреждены. И не нужно думать, что первое впечатление - красивая укладка, аккуратный маникюр и стильная юбка до колена. Все это, конечно, важно. Но на то, чтобы увидеть вас от туфель до корней волос, опытному рекрутеру хватит и двух секунд. Остается 38 важных мгновений, которые нужно использовать максимально эффективно и которые определят ваш успех.

«КАК ПОНЯТЬ, ПОДХОЖУ ЛИ Я НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?»

Отправлять или нет свое резюме на заманчивую вакансию - каждый решает сам для себя.

Но если частично «не попадаешь» под заявленные требования, отправлять резюме и тратить время целесообразно только в том случае, если есть соответствие ключевым требованиям для позиции.

Выделим самые принципиальные пункты «соответствия», на которые работодатель вряд ли закроет глаза.

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.

Есть большая вероятность заинтересованности в вашем резюме, если опыт работы меньше требуемого, но получен в более крупных компаниях. Также стоит особенно подчеркнуть свои достижения, качество выполнения поставленных задач в сложных проектах.

Сфера . Знание определенной специфики бизнеса может быть жестким требованием, если предполагается участие персонального ассистента в различных проектах компании. При уточнении функционала будет понятно, является ли это просто пожеланием, которое основано на представлении об идеальном кандидате. Могут рассматривать кандидатов из похожих структур - но опыт в аналогичной сфере будет являться неоспоримым преимуществом.

Размер компании. Организационная структура, количество управленческих уровней, взаимодействие с отделами, направлениями, подразделениями, наличие процессов слияния и диверсификации компании, уровень поставщиков, клиентов и рынок конкурентов, зоны присутствия, обороты, прибыль, штат компании - это факторы, определяющие качество и опыт коммуникаций персонального ассистента, его понимание бизнес-процессов, уровень вовлеченности в деятельность компании. Это определяет профессионализм помощника.

Поэтому, как правило, крупные компании ищут ассистента из такого же крупного бизнеса, иначе сотрудник не будет эффективным.

Знание языков. В случае когда позиция предполагает работу в международной компании либо много общения с иностранными коллегами или партнерами, английский язык для ассистента - основной инструмент работы. Если знание языка не дотягивает до свободного уровня - пытаться не стоит, первый тест сразу же подтвердит факт зря потраченного времени.

Возраст. Момент щепетильный и тонкий. Как известно, работодателям запретили указывать в описании вакансий возраст кандидатов (п. 6 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; в ред. от 29.12.2015). Несмотря на законодательный запрет, это требование является ключевым и решающим, и если руководитель настроен взять на работу молодую привлекательную девушку,

то вряд ли он согласится принять женщину предпенсионного возраста. К сожалению, возраст является самой частой неофициальной причиной отказа. Как узнать, подходите ли вы по возрасту? Прежде всего, нужно быть внимательнее: часто по тексту и словам-намекам в вакансии понятно, на какую возрастную группу она рассчитана.

Есть закономерность: молодой руководитель выбирает для себя молодого ассистента. Зрелый босс с женой и детьми выбирает зрелого помощника. Зрелому руководителю без жены, как правило, не принципиален возраст ассистента. Изучите корпоративный сайт компании: чаще всего там имеется информация, которая поможет примерно понять возрастные предпочтения руководителей. В вашем же резюме, наоборот, должна быть указана дата рождения и размещена фотография в строгом деловом стиле.

ВОСТРЕБОВАННОСТЬ. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВЫ

Потребность в личном помощнике может возникать:

• при появлении в компании двух и более уровней подчиненности;
• если у руководителя есть необходимость поддерживать большое количество контактов вне компании.

Но реалии рынка таковы, что ни один руководитель не обходится без персонального ассистента. И чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем сильнее потребность в личном ассистенте (бизнесмены отлично понимают значимость этого человека как для руководителя, так и для всей корпорации).

В зависимости от уровня требований и разнообразия задач ассистентам платят разные деньги:

• $1500-2000 - стандартные обязанности секретаря и совмещение функций офис-менеджера;
• $2000-3000 - к вышеперечисленному дополнительно: travel-поддержка, административное сопровождение, выполнение отдельных личных поручений;
• $3000-5000 - к вышеперечисленному дополнительно: ведение бизнес-проектов, внедрение изменений, управление личными делами босса в полном объеме, ведение и контроль дел всех партнеров;
• $5000-6000 и более - к вышеперечисленному дополнительно: профессиональные навыки спортивной подготовки, наличие разряда по единоборству и стрельбе, личное сопровождение босса на всех встречах.

Карьерного роста на должности персонального ассистента нет. Это действительно высшая ступень административной лестницы. Да и руководитель никуда не отпустит - толковым личным помощником босс дорожит больше, чем топ-менеджерами. Но есть интересный путь, если присутствует желание развиваться в рамках этой должности - максимально улучшив свои профессиональные компетенции и навыки, расширив круг обязанностей (появляясь в рейтингах лучших персональных ассистентов), вы больше будете знать и уметь, соответственно, выше будут ваш доход и статус.

Навыки общения с первыми лицами различных компаний, организаторские способности, опыт работы с деловой документацией и умение анализировать ситуацию пригодятся персональному ассистенту в сфере маркетинга. HR и юрист - еще пара вариантов карьеры, но потребуются дополнительное образование, профильные курсы и жесткое расставание с боссом, потому как ценного помощника руководитель не отпустит.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Ответы

Задание 1. Тут же сделать переадресацию на себя, затем, когда пройдут важные звонки, заблокировать номер босса и получить новую сим-карту, но параллельно вести розыск утерянного телефона.

Задание 2. Аренда Porsche для поездок по Италии за день - €2500, но такой же Porsche можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Водитель босса едет в Германию, берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф катается неделю, затем оставляет машину, а водитель вылетает и отгоняет ее обратно. В результате - колоссальная экономия.

Задание 3. Несколько вариантов решений.

Задание 4. Выбор первого варианта: по факту задание не выполнено, и этот выбор характеризует неумение действовать в неожиданных обстоятельствах.

Выбор второго варианта: присутствует стремление при любых обстоятельствах выполнить порученную задачу, но при этом отсутствуют сообразительность и смекалка. Также есть склонность к переадресации ответственности.

Выбор третьего варианта: есть стремление выполнить поручение, но последствия не просчитываются, ведь подарок предназначен именно партнеру, не говоря уже о возможной конфиденциальности.

Провокация 1. От ответа (лесть, комплименты, небольшая критика, честность) будет зависеть, насколько помощник сработается с конкретным боссом, учитывая его психологический типаж и стиль управления, ведь часто даже небольшая критика босса неприемлема.

Провокация 2. Главное при ответах на такие вопросы - не отказываться дать мгновенный ответ, не молчать, высчитывая в уме и мучаясь несколько минут. Можно:

• взять лист бумаги и посчитать процент;
• взять мобильный телефон и вычислить на калькуляторе;
• начать рассуждать вслух, что 50 % - это примерно 130 000, 25 % - примерно 65 000, а 17 % - примерно 50 000. Точный ответ никому не нужен, важны ваша реакция, ход ваших мыслей и находчивость в любой ситуации.